2021年12月9日，广西交通设计集团有限公司数字档案室试点建设通过测评验收。近日，获批成为广西首家自治区级数字档案室。

什么是“数字档案室”？

数字档案室是指运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对公司的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。与传统的档案室相比，数字档案室具有以下特征：一是档案资源数字化。通过对各业务系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统实体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。二是档案管理信息化。将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。三是档案服务知识化。利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为生产经营提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

为何建立数字档案室？

建成数字档案室意义重大，主要体现在以下几方面：公司治理方面：借助信息化技术手段实现了档案管理精细化、数字化和科学化，大大提高了公司档案管理水平，未来将大大节约档案管理的人力、物力和时间成本，更好地服务生产经营活动，直接或间接提高公司效益。

资源共享方面： 通过开展知识管理，可以更好地挖掘档案的信息资源价值，同时，数字档案系统中丰富的信息资源为知识共享提供坚实的数据基础。数字档案系统与其他业务系统互联互通，在一定程度上解决不同组织或业务模块之间 “信息孤岛”现象，实现信息协同、管理协同，为智能化管理和知识化应用奠定基础。

经济效益方面：数字档案室的成功建设奠定了设计集团在区内档案信息化建设“排头兵”位置，体现了设计集团在信息化项目管理、信息技术研发方面的实力。公司数字交通院、档案馆、科技信息部在档案系统建设和档案数字化扫描等方面总结形成多项成熟技术和经验，可在全区或行业内推广，产生一定经济效益，为公司对外经营增加“档案管理咨询”新名片。

如何建成数字档案室？

2018年以来，设计集团坚持改革创新，推动公司数字化转型，数字档案室建设作为数字化转型关键的重要一环，被纳入公司信息化顶层设计规划。2019年-2021年，设计集团设立档案馆，成立数字档案室建设工作小组，积极引进档案信息化人才，完善档案管理制度，升级档案管理软硬件设施设备，对标国家档案局《数字档案室建设评价指标》，全面开展数字档案室建设。

3年来，设计集团数字档案室建设团队辛勤耕耘，能够顺利通过，离不开以下4个方面的努力：建设以资源共享为理念的制度体系。深度梳理档案工作制度流程，提高制度与数字档案馆建设需求和生产业务的契合度。全面修订涵盖档案收集、整理、整编、利用、数字化、系统运行等25项制度规范，提高了档案制度可操作性，实现档案管理工作规范化、标准化。

传统实体档案数字化扫描。完成室藏各类型档案数字化扫描近10万件，合约2800多万页，档案数字化率达90%以上，形成数字档案资源数据5.2T，预计未来每年新增数据量1.5T，为公司数字化转型提供数据基础。

建设以知识管理为导向的一体化信息平台。完成档案管理系统建设，主营业务系统（协同设计系统）、OA系统与档案系统互联互通，实现OA系统、协同设计系统电子文件在线归档，归档效率和归档质量“双提高”，从源头保证档案真实性、完整性，大大节约了归档工作成本，经测算，为各生产部门节约归档成本约55万元/年/部门。

利用大数据分析、网络爬虫等先进信息化技术实现档案知识化应用。统筹推进知识管理工作，利用信息技术深挖档案知识资源，建设优秀工程库、项目业绩库、专家人才库等十二个专题数据库，为档案知识化应用、智慧化应用提供数据基础。

经过三年如火如荼地建设，设计集团顺利完成建设目标，成为广西首家通过“自治区级数字档案室”测评的企业，这是设计集团档案信息化建设的里程碑，后续将与更多业务系统互联互通，并向知识管理方向发展。

  当前，全国范围内正在大力推进数字档案室建设，设计集团将对标档案工作先进单位，迎头追赶，以建设国家级数字档案室为目标，继续探索实践信息化技术与档案资源建设的深度融合。

（自治区档案局授予的牌匾）

（与领导专家合影）

（系统界面）